I arkivplanen fastslås vilka av en myndighets handlingar ska bevaras (förvaras varaktigt) och vilka som ska gallras. Gallring av handlingar måste alltid föregås av noggranna överväganden. Utöver de krav som lagstiftningen ställer, inkl. offentlighetsprincipen och medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar, måste man ta hänsyn till handlingarnas betydelse för rättssäkerhet; myndighetens eller kommunens eget behov för kontroll, uppföljning och utvärdering, samt den framtida forskningens behov av handlingarna.
Handlingarnas förvaringstider bör å ena sidan betraktas utgående från arkivbildarens egen verksamhet och dess kontroll (t.ex. revision), å andra sidan utgående från den vetenskapliga forskningens behov. Härvid ska beaktas vad som särskilt stadgas eller bestäms om förvaringstiderna i lag eller ev. annat regelverk (jfr nedan).
Ålands landskapsregering fastställer arkivplaner inklusive förvaringstider av myndighetshandlingar i landskapet Åland. Innan fastställelse begär landskapsregeringen om utlåtande från Riksarkivet till den del beslutet rör utgallring av handlingar.
Grunder till förvaringstider
Av arkivplanen ska framgå förvaringstiderna till samtliga handlingstyper i en myndighets verksamhet. Om en handling inte tas upp i arkivplanen, får den heller inte gallras. Vanligen uppdelas förvaringstider för handlingarna i tre olika typer:
- handlingar som bevaras varaktigt,
- handlingar som gallras efter en viss tid, och
- handlingar som gallras vid inaktualitet.
Fastställandet av förvaringstider för handlingar som gallras efter en viss tid grundar sig oftast på lagstiftning. T.ex. i bokföringslagen (FFS 1997:1336) föreskrivs att verifikationer bevaras minst sex år efter utgången av det år då räkenskapsperioden har upphört. Det är bra att uppmärksamma, att förvaringstiden är i sådana fall en minimitid, och även längre gallringsfrister är möjliga.
Alla handlingar som kan gallras "vid inaktualitet" - d.v.s. handlingar av kortvarig eller ringa betydelse, som kan gallras med kort frist direkt efter att den inte längre behövs i myndighetens verksamhet - är inte möjliga att specificera i arkivplanen. Det är därför lämpligt att även ta med en sammanställning över typer av handlingar som generellt kan gallras vid inaktualitet (se bilaga).