Forskarsalen vid Ålands landskapsarkiv stängd

De publika utrymmena inkl. forskarsalen vid Ålands landskapsarkiv stängs den 18 mars 2020. Stängningen gäller tillsvidare i enlighet med gällande föreskrifter. Dessa har tagits fram av Ålands landskapsregering p.g.a. de undantagsförhållanden som är de rådande på Åland i.o.m. ibruktagandet av beredskapslagen. Detta har gjorts för att förebygga och minska risken att coronaepidemin breder ut sig till Åland.

Arkivbeständiga material och metoder

Utgångspunkten (jfr arkivlagen för Åland § 9) är att framställningen av handlingar och lagringen av information som ska bevaras varaktigt eller för viss tid framöver skall ske med användning av material och metoder som är arkivbeständiga.

Arkivhandlingar ska därutöver hanteras, förvaras och skyddas på ett lämpligt sätt. Undvik plastfickor, gem och överiga tillbehör som gummisnoddar eller tejp som skadar handlingarna.

Arkiv- och åldringsbeständigt papper

Med arkivbeständigt papper avses hållbart papper som inte under lång tid förändras negativt i kemiskt och fysikaliskt avseende och som vid behov tål slitage och nötning vid användning.

För att utskrifter, kopior och andra dokument ska bevaras måste papperet vara av rätt kvalitet. Handlingar som ska förvaras varaktigt och som kan antas utsättas för slitage ska skrivas ut på papper som uppfyller kriterierna i ISO 11108:1996 (arkivbeständigt papper). För övriga arkivhandlingar gäller att pappret ska uppfylla kraven i ISO 9706:1994 (åldringsbeständigt papper).

För närvarande betyder arkivbeständigt papper i praktiken Tervakoski (80g eller 100g; i Sverige märkt "Svenskt Arkiv"). Åldringsbeständigt papper identifieras ofta genom ∞-tecknet, som finns på omslag, kartonger, i kataloger o.s.v. Se Hitta godkänt material nedan. 

Övrigt skrivmaterial

Ytterligare en faktor i handlingarnas hållbarhet är de ämnen som finns i färgen i pennan eller i tonern i skrivaren eller kopiatorn, så att skriften inte bleks eller förändrar färg. Själva utrustningen, d.v.s. de skrivare, kopiatorer o. dyl. som används för framställning av skrift på papper, måste också vara av rätt sort.

Vid utskrift eller kopiering bestäms kvaliteten på handlingarna - informationens beständighet - i slutändan av en kombination av rätt papper och toner samt godkänd apparatur och korrekt hantering.

Arkivkartonger och skyddsomslag

Handlingar som ska förvaras varaktigt läggs över i arkivkartonger (arkivboxar) som uppfyller kriterierna i ISO 16245:2009, d.v.s. sådana som inte består av något som kan skada de handlingar som ska bevaras. Boxar och kartonger skyddar dessutom, i motsats till t. ex. pärmar, handlingarna från damm, ljusstrålning m.m. 

Även för skyddsomslag (aktomslag) gäller att de inte får bestå av något som skadar handlingarna som ska förvaras. För att faktiskt skydda handlingarna är omslagen dessutom tjockare och av ett lite större format än vanligt A3-papper. För att skydda stora kartor och ritningar rekommenderas papper som har ytvikten 150-200g/m2. Skyddsomslaget ska uppfylla kriterierna i ISO 11108:1996 (eller ISO 9706:1994). 

Hitta godkänt material

Riksarkivet i Finland sammanställer inte längre någon s. k. förteckning om arkivbeständiga material och metoder eller annan godkänd certifiering. I Sverige har SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut uppgått i RISE Research Institutes of Sweden AB. RISE publicerar på sin webbplats förteckningar över certifierade produkter inklusive arkivbeständiga produkter.

RISE är ett ackrediterat certifieringsorgan som utgår från Svenska Riksarkivets föreskrifter. Riksarkivets i Sverige generella föreskrifter och allmänna råd publiceras i dess författningssamling (inkl. RA-FS 2006:4 om tekniska krav och certifiering). Författningssamlingen finns på Svenska Riksarkivets webbplats, liksom olika rapporter och vägledningar, t. ex. Rapport 2008:1 Pappershandlingar. Riksarkivet i Finland har hänvisat till dessa tjänster eller motsvarande tjänster i Finland. 

Fortsätt till krav på arkivutrymme >

Publicerad 11.10.2018Uppdaterad 22.11.2019