Varför behandlar Ålands landskapsarkiv personuppgifter?
Ålands landskapsarkiv behandlar personuppgifter för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter, vid myndighetsutövning och i vissa fall för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller med ditt samtycke.
Vi behandlar personuppgifter för att kunna:
- utföra våra tjänster, t.ex. när du beställer arkivmaterial eller böcker till landskapsarkivets läsesal eller för att utforska dem hemma,
- behandla skriftliga förfrågningar och nyttjanderättsansökningar,
- fakturera avgiftsbelagda tjänster,
- tillgodose parternas rättigheter och skyldigheter,
- utveckla och analysera landskapsarkivets tjänster,
- förebygga och utreda missbruk.
Vilka personuppgifter samlar Ålands landskapsarkiv in?
Landskapsarkivet samlar endast in och behandlar personuppgifter som är relevanta för de angivna ändamålen med de register som förs. Vilka och hur många personuppgifter som registreras beror på vilka av våra tjänster och kanaler du använder.
De personuppgifter som Ålands landskapsarkiv behandlar kan bland annat vara följande:
- Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Personnummer behandlas endast när det förutsätts av skattelagstiftning och annan lagstiftning.
- Personuppgifter som inhämtats när du besöker landskapsarkivet eller beställer material ur landskapsarkivet.
- Bank- och annan ekonomisk information som behövs för att göra utbetalning eller fakturera.
- Personuppgifter som behövs vid anställning, eller om du söker arbete hos landskapsarkivet.
- Personuppgifter som behövs när landskapsarkivet ingår avtal med dig.
- Personuppgifter som inhämtas i samband med att landskapsarkivet utreder och registrerar rättighetsinnehavare till material inom landskapsarkivet och utgivning.
För att skydda landskapsarkivets utrymme och samlingar används videoövervakning, som även medför behandling av personuppgifter.
Hur länge sparas dina personuppgifter?
Ålands landskapsarkiv använder dina personuppgifter endast så länge som landskapsarkivet behöver dem för det givna ändamålet, eller så länge som krävs i lag.
De personuppgifter landskapsarkivet samlar in behandlas för olika ändamål och sparas därmed under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och skyldigheter enligt lag.
Överföring av personuppgifter
I enlighet med sin uppgift av allmänt intresse kan Ålands landskapsarkiv offentligt tillgängliggöra arkivmaterial och metadata i vilket det ingår personuppgifter. De personuppgifter som ingår i landskapsarkivets arkivförteckningar är i huvudsak öppna för forskare och andra intresserade i landskapsarkivets läsesal samt på landskapsarkivets webbplats, i den utsträckning detta är möjligt enligt lag och de villkor som framgår av depositions- eller donationsavtalet.
I övrigt kan personuppgifter endast lämnas ut om kraven för utlämning enligt offentlighetslagen (2021:79) för Åland uppfylls.
Dina rättigheter
Du har rätt att begära att få tillgång till dina uppgifter och att dina uppgifter rättas. Beroende på vilken laglig grund behandlingen bygger på har du i vissa fall rätt till radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre behövs för de ändamål de samlats in för. Det kan dock finnas lagkrav som gör att landskapsarkivet inte omedelbart får radera dina personuppgifter. I vissa fall har du också rätt motsätta dig att landskapsarkivets behandlar dina personuppgifter.
Registerbeskrivningar
Enligt artikel 13 och 14 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (den allmänna dataskyddsförordningen) ska den registeransvarige förse de registrerade med följande information:
- den personuppgiftsansvariges namn och kontaktinformation,
- en uppgift om dataskyddsombudet om sådant finns,
- ändamålen med den behandling för vilken personuppgifterna är avsedda samt den rättsliga grunden för behandlingen,
- en beskrivning av de kategorier av uppgifter som ska behandlas om de registrerade,
- vart uppgifter i regel lämnas ut och huruvida uppgifter översänds till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, samt
- en beskrivning av principerna för skyddet av registret.
I enlighet med dataskyddsförordningen, artikel 14, punkt 5 b om särskilt behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål, fullgör Ålands landskapsarkiv sin informationsplikt genom att göra sina registerbeskrivningar allmänt tillgängliga.
Ålands landskapsarkivs registerbeskrivningar finns under Bilagor.