akt
Under ett ärendes handläggning sammanlagda handlingar som rör detta ärende.
aktomslag se skyddsomslag
allmän handling
Allmänna handlingar är alla handlingar som utfärdats eller upprättats av myndighet eller som ingivits eller insänts till myndighet (jfr § 1 i landskapslag (1977:72) om allmänna handlingars offentlighet). Allmänna handlingar blir offentliga enligt vad som stadgas i landskapslag om allmänna handlingars offentlighet. Statliga allmänna handlingar blir offentliga enligt vad som stadgas i lagen (FFS 1999:621) om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
Allmänna handlingar förvaras varaktigt för framförallt forskning eller utgallras i enlighet med fastställd arkivplan, se arkivlagen (2004:13) för Åland § 2 och § 6.
Se även handling
Se även sekretessbeläggning
arkiv
Ordet arkiv kan förstås på olika sätt:
- Bestånd av handlingar som upprättats av eller inkommit till myndighet, organisation, företag eller person(er). Ålands arkivlag § 4 anger att "ett arkiv omfattar de handlingar som inkommit till arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som tillkommit genom dess verksamhet."
- Institution som särskilt inrättats för förvaring, vård och tillgängliggörande av arkiv (1). Arkivinstitutionen kan vara privat, som t.ex. Svenska Litteratursällskapets SLS arkiv, men är oftast offentlig som Riksarkivet och Ålands landskapsarkiv. De sistnämnda tar inte bara emot, förvarar och vårdar arkiv (1) samt tillhandahåller dem för forskare och allmänhet, de har även en i lag reglerad myndighetsroll.
- Lokal var arkiv (1) förvaras. Jfr arkivlokal samt centralarkiv (slutarkiv), handarkiv (närarkiv) och mellanarkiv.
arkivalie
Arkivalie är ett äldre ord för arkivhandling. Arkivlagen använder termen åtminstone i § 2 och § 3, i övrigt används begreppet handling.
arkivbeständighet
Skrivmaterial och förvaringsmedel ska vara tillverkade så att hållbarheten och läsbarheten för handlingar som ska bevaras för framtiden garanteras. Beständighetskrav kan även gälla utrustning som skrivare och kopiatorer samt metoder (hantering).
arkivbildare
En myndighet, organisation, företag eller person(er) i vars verksamhet ett bestånd av handlingar tillkommit, jfr arkiv (1). Offentliga arkivbildare på Åland framgår av arkivlagen § 1.
arkivbildning
Med arkivbildning avses de processer varigenom arkivet (1) växer fram och de åtgärder som vidtas vid ärendehantering och annan handläggning. Centrala moment är diarieföring och registrering av data, liksom arkivfunktionens skötsel i form av framförallt arkivering och gallring av handlingar.
arkivbox se förvaringsmedel
arkivering
Med arkivering har traditionellt avsetts ”undanläggandet” och sparandet under särskilda former av ett urval viktigare handlingar. Om ordet numera används för offentlig förvaltning avses normalt all behandling och förvaring av handlingar (dokumentation) under hela dess livscykel.
arkivfunktion
Den funktion som styr hanteringen av handlingar (dokumentation) och som har till syfte att så ändamålsenligt som möjligt exempelvis registrera, förvara, bevara och gallra den information som ingår i arkivet (1).
Arkivlagen § 4-7 anger vad som gäller för arkivfunktionen och organiseringen av den. Arkivfunktionen kan regleras i en arkivstadga eller instruktion eller direkt i samband med arkivplanen.
arkivförteckning
En systematiskt uppställd förteckning över volymerna i ett arkiv (1), jfr exempel i Bilaga 0. Se även arkivschema.
arkivkartong se förvaringsmedel
arkivlokal
Lokal/utrymme där arkiv (1) förvaras. Arkivlagen § 9 talar om arkivutrymmen som är skyddade mot förstörelse, skada och obehörig användning samt att förvaringsutrymmen för arkiv skall vara säkra mot brand, fukt, stöld och annan åverkan. Jfr även arkivskåp.
arkivplan (även arkiveringsplan, arkivbildningsplan, dokumenthanteringsplan)
Arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland § 6 stipulerar vad som ska ingå i en arkivplan, t.ex. beslut om bevarande eller gallring. Arkivplaner ska fastställas av Landskapsregeringen.
arkivschema
En plan enligt vilken förteckning(ar) över ett arkiv eller en grupp av likartade arkiv (1) ska upprättas och föras. Ett exempel på förteckningsschema är det allmänna arkivschemat (s.k. ABC-schema). Jfr även arkivförteckning.
arkivskåp
Skåp för brandsäker förvaring av arkivhandlingar. Ett s.k. brandskåp bör skydda mot brand och skadlig upphettning i minst 120 minuter. (Ej att förväxla med säkerhets- eller stöldsskyddsskåp, som normalt enbart skyddar mot obehörig åtkomst eller stöld.)
arkivvård
Handhavande av arkiv. Verksamhet som bl.a. innebär att ordna, förvara, vårda (t.ex. konservera), gallra, bevara och tillgängliggöra arkiv (1).
bevarande (även varaktig förvaring)
Arkivering ”för all framtid” av handlingar som tillhör kulturarvet och ska finnas kvar för forskning m.m. Bevarandet regleras i arkivplanen.
centralarkiv
Gemensam arkivlokal dit arkivhandingar överförs efter de inte längre behövs i myndighetens dagliga verksamhet och därmed inte behöver förvaras snabbt åtkomliga i handarkiv eller mellanarkiv.
deposition
Arkivhandlingar som överlämnats till Ålands landskapsarkiv (eller annan arkivinstitution) för förvaring och tillgängliggörande, men där äganderätten till handlingarna förblir hos överlämnaren. Jfr donation.
depositionsavtal
Ett avtal som skrivs mellan Ålands landskapsarkiv (eller annan arkivinstitution) och den organisation, privatperson alt. företag som deponerar handlingar.
diarium
Fortlöpande, samtidigt med ärendenas handläggning förd förteckning över inkomna och/eller utgående skrivelser med notering om innehåll och vidtagna åtgärder. Kan finnas i pappers- eller elektroniskt format, men ingår allt oftare i mer komplexa dokument- eller ärendehanteringssystem.
För diarium och registrering i detta se § 3 i landskapslag (1977:72) om allmänna handlingars offentlighet.
dokument
Ordet används i dagligt tal och inom privat verksamhet (företag, organisationer, även privatpersoner) i stället för termen handling.
dokumentation
Samlingsbegrepp för den information som myndigheter (även företag, organisationer, privatpersoner) får in, skapar och hanterar som en direkt följd av sin verksamhet. Begreppet används särskilt då man vill markera att även data i olika IT-system inbegrips, då det för dylika ”informationsmängder” kan kännas främmande med termer som handling, allmän handling och arkivhandling.
donation
Arkivhandlingar som överlämnats till Ålands landskapsarkiv (eller annan arkivinstitution) där full äganderätt till handlingarna övergår till Ålands landskapsarkiv. Jfr deposition.
donationsavtal
Ett avtal som skrivs mellan Ålands landskapsarkiv (eller annan arkivinstitution) och den organisation, privatperson alt. företag, som donerar handlingar.
e-arkiv
Med e-arkiv avses arkivering av handlingar i ett elektroniskt system.
förvaringsmedel
Arkivkartonger, arkivboxar, skyddsomslag (aktomslag) o. dyl. förvaringsmedel för arkivhandlingar utförda i standardmått av arkivbeständigt material. Handlingar som (enligt arkivplan) ska bevaras och inte längre behövs lättillgängliga överförs från pärmar, hängmappar o. dyl. till förvaringsmedel som bättre skyddar innehållet.
förvaringstid se gallringsfrist
gallring
Utgallring (förstöring) av arkivhandlingar enligt en fastställd arkivplan.
gallringsfrist
Den tid som ska förflyta innan utgallringsbara handlingar får utgallras. Denna tid fastslås i arkivplanen och följer ofta av minimitid angiven i lag (jfr t.ex. bokföringslagens bestämmelse om verifikationer).
handarkiv (även närarkiv)
Mindre arkivlokal belägen i närheten av arbetslokal där aktuella handlingar förvaras, även t.ex. brandsäkert arkivskåp. Jfr centralarkiv och mellanarkiv.
handling
Enligt landskapslagen (1977:72) om allmänna handlingars offentlighet § 1 förstås med handling varje framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas eller avlyssnas med tekniskt hjälpmedel, även som upptagning för automatisk databehandling när myndigheten kan överföra upptagningen till läsbar form.
Arkivlagen talar i § 4, andra mom, om "en framställning i skrift eller bild eller en på elektronisk väg eller på annat sätt åstadkommen framställning som kan läsas, avlyssnas eller annars uppfattas med tekniska hjälpmedel."
Se även allmän handling
hyllmeter
En löpmeter av handlingar/volymer ställda bredvid varandra på hyllor.
leverans
Överlämnande av arkivhandlingar till arkivinstitution (d.v.s. Ålands landskapsarkiv).
leveransreversal
Förteckning över de arkivhandlingar som vid visst tillfälle överförs till arkivinstitution (d.v.s. Ålands landskapsarkiv) och som kan tjäna som kvitto.
mellanarkiv
Lokal för arkivhandlingar som är inte helt aktuella och är avsedda att senare överföras till ett centralarkiv eller att utgallras. Jfr centralarkiv och handarkiv.
närarkiv se handarkiv
proveniensprincipen
Den princip enligt vilken ett arkiv (1) skall sammanhållas och ordnas som en enhet i enlighet med arkivbildarens verksamhet och organisation, d.v.s. arkivet ska bibehållas som det växt fram, inte omstruktureras efter t.ex. ämne.
serie
Under en arkivbildares verksamhet uppkommen eller genom senare ordningsarbete bildad följd av volymer med ensartat innehåll.
sekretessbeläggning
En handling kan bara vara sekretessbelagd om det finns stöd för det i landskapslag (1977:72) om allmänna handlingars offentlighet eller i lag (FFS 1999:621) om offentlighet i myndigheternas verksamhet, när det gäller statliga allmänna handlingar. Att en handling är belagd med sekretess innebär att den är hemlig. Det betyder i sin tur att det är förbjudet att föra vidare information från handlingen, vare sig det sker muntligen, genom att lämna ut en allmän handling eller på något annat sätt.
Handlingar kan sekretessbeläggas och trotts det levereras till Ålands landskapsarkiv.
Se även allmän handling
skyddsomslag (även aktomslag)
Styvt papper som viks omkring lösa handlingar för att skydda dem och hålla dem samman. Skyddsomslagspapperet skall vara godkända för arkivändamål. Se även förvaringsmedel.
slutarkiv se centralarkiv
utgallring se gallring
varaktig förvaring se bevarande
volym
Sammanfattande term för arkivkartong, pärm eller andra enheter innehållande arkivhandlingar.
I Ålands landskapsarkivs bibliotek finns boken Nordisk arkivkundskab (red. Harald Jørgensen, 1979) för dem som vill lära sig mer arkivterminologi.