| akt | Under ett ärendes handläggning sammanlagda handlingar som rör detta ärende. |
| aktomslag | se skyddsomslag |
| allmän handling | se myndighetshandling se även handling se även sekretessbeläggning |
| arkiv | Ordet arkiv kan förstås på olika sätt:
|
| arkivalie | Arkivalie är ett äldre ord för arkivhandling. Arkivlagen använder termen åtminstone i § 2 och § 3, i övrigt används begreppet handling. |
|
arkivbeständighet |
Skrivmaterial och förvaringsmedel ska vara tillverkade så att hållbarheten och läsbarheten för handlingar som ska bevaras för framtiden garanteras. Beständighetskrav kan även gälla utrustning som skrivare och kopiatorer samt metoder (hantering). |
| arkivbildare | En myndighet, organisation, företag eller person(er) i vars verksamhet ett bestånd av handlingar tillkommit, jfr arkiv (1). Offentliga arkivbildare på Åland framgår av arkivlagen § 1. |
| arkivbildning | Med arkivbildning avses de processer varigenom arkivet (1) växer fram och de åtgärder som vidtas vid ärendehantering och annan handläggning. Centrala moment är diarieföring och registrering av data, liksom arkivfunktionens skötsel i form av framförallt arkivering och gallring av handlingar. |
| arkivbox | se förvaringsmedel |
| arkivering | Med arkivering har traditionellt avsetts ”undanläggandet” och sparandet under särskilda former av ett urval viktigare handlingar. Om ordet numera används för offentlig förvaltning avses normalt all behandling och förvaring av handlingar (dokumentation) under hela dess livscykel. |
|
arkivfunktion |
Den funktion som styr hanteringen av handlingar (dokumentation) och som har till syfte att så ändamålsenligt som möjligt exempelvis registrera, förvara, bevara och gallra den information som ingår i arkivet (1). Arkivlagen § 4-7 anger vad som gäller för arkivfunktionen och organiseringen av den. Arkivfunktionen kan regleras i en arkivstadga eller instruktion eller direkt i samband med arkivplanen. |
|
arkivförteckning |
En systematiskt uppställd förteckning över volymerna i ett arkiv (1). Se även arkivschema. |
| arkivkartong | se förvaringsmedel |
|
arkivlokal |
Lokal/utrymme där arkiv (1) förvaras. Arkivlagen § 9 talar om arkivutrymmen som är skyddade mot förstörelse, skada och obehörig användning samt att förvaringsutrymmen för arkiv skall vara säkra mot brand, fukt, stöld och annan åverkan. Jfr även arkivskåp. |
| arkivplan (även arkiveringsplan, arkivbildningsplan, dokumenthanteringsplan) |
Arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland § 6 stipulerar vad som ska ingå i en arkivplan, t.ex. beslut om bevarande eller gallring. Arkivplaner ska fastställas av Landskapsregeringen. |
|
arkivschema |
En plan enligt vilken förteckning(ar) över ett arkiv eller en grupp av likartade arkiv (1) ska upprättas och föras. Ett exempel på förteckningsschema är det allmänna arkivschemat (s.k. ABC-schema). Jfr även arkivförteckning. |
| arkivskåp | Skåp för brandsäker förvaring av arkivhandlingar. Ett s.k. brandskåp bör skydda mot brand och skadlig upphettning i minst 120 minuter. (Ej att förväxla med säkerhets- eller stöldsskyddsskåp, som normalt enbart skyddar mot obehörig åtkomst eller stöld.) |
|
arkivvård |
Handhavande av arkiv. Verksamhet som bl.a. innebär att ordna, förvara, vårda (t.ex. konservera), gallra, bevara och tillgängliggöra arkiv (1). |
| bevarande (även varaktig förvaring) | Arkivering ”för all framtid” av handlingar som tillhör kulturarvet och ska finnas kvar för forskning m.m. Bevarandet regleras i arkivplanen. |
|
centralarkiv |
Gemensam arkivlokal dit arkivhandingar överförs efter de inte längre behövs i myndighetens dagliga verksamhet och därmed inte behöver förvaras snabbt åtkomliga i handarkiv eller mellanarkiv. |
|
deposition |
Arkivhandlingar som överlämnats till Ålands landskapsarkiv (eller annan arkivinstitution) för förvaring och tillgängliggörande, men där äganderätten till handlingarna förblir hos överlämnaren. |
|
depositionsavtal |
Ett avtal som skrivs mellan Ålands landskapsarkiv (eller annan arkivinstitution) och den organisation, privatperson alt. företag som deponerar handlingar. |
|
diarium |
Fortlöpande, samtidigt med ärendenas handläggning förd förteckning över inkomna och/eller utgående skrivelser med notering om innehåll och vidtagna åtgärder. Kan finnas i pappers- eller elektroniskt format, men ingår allt oftare i mer komplexa dokument- eller ärendehanteringssystem. För diarium och registrering i detta se § 8 i offentlighetslagen (2021:79) för Åland. |
| dokumentation | Samlingsbegrepp för den information som myndigheter (även företag, organisationer, privatpersoner) får in, skapar och hanterar som en direkt följd av sin verksamhet. Begreppet används särskilt då man vill markera att även data i olika IT-system inbegrips, då det för dylika ”informationsmängder” kan kännas främmande med termer som handling, myndighetshandling och arkivhandling. |
| donation |
Arkivhandlingar som överlämnats till Ålands landskapsarkiv (eller annan arkivinstitution) där full äganderätt till handlingarna övergår till Ålands landskapsarkiv. Jfr deposition. |
| donationsavtal | Ett avtal som skrivs mellan Ålands landskapsarkiv (eller annan arkivinstitution) och den organisation, privatperson alt. företag, som donerar handlingar. |
| e-arkiv | Med e-arkiv avses arkivering av handlingar i ett elektroniskt system. |
|
förvaringsmedel |
Arkivkartonger, arkivboxar, skyddsomslag (aktomslag) o. dyl. förvaringsmedel för arkivhandlingar utförda i standardmått av arkivbeständigt material. Handlingar som (enligt arkivplan) ska bevaras och inte längre behövs lättillgängliga överförs från pärmar, hängmappar o. dyl. till förvaringsmedel som bättre skyddar innehållet. |
| förvaringstid | se gallringsfrist |
| gallring | Utgallring (förstöring) av arkivhandlingar enligt en fastställd arkivplan. |
| gallringsfrist | Den tid som ska förflyta innan utgallringsbara handlingar får utgallras. Denna tid fastslås i arkivplanen och följer ofta av minimitid angiven i lag (jfr t.ex. bokföringslagens bestämmelse om verifikationer). |
|
handarkiv (även närarkiv) |
Mindre arkivlokal belägen i närheten av arbetslokal där aktuella handlingar förvaras, även t.ex. brandsäkert arkivskåp. Jfr centralarkiv och mellanarkiv. |
|
handling |
Enligt offentlighetslagen (2021:79) för Åland § 5 förstås med handling varje "framställning i skrift eller bild samt en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på något annat sätt." I offentlighetslagens definition av handling ingår både framställningar i skrift eller bild samt upptagningar. Begreppet ska användas medie- och teknikneutralt, dvs. oberoende av i vilken form informationen eller uppgifterna finns. Se även myndighetshandling |
| hyllmeter | En löpmeter av handlingar/volymer ställda bredvid varandra på hyllor. |
| leverans | Överlämnande av arkivhandlingar till arkivinstitution (d.v.s. Ålands landskapsarkiv). |
| leveransreversal | Förteckning över de arkivhandlingar som vid visst tillfälle överförs till arkivinstitution (d.v.s. Ålands landskapsarkiv) och som kan tjäna som kvitto. |
| mellanarkiv |
Lokal för arkivhandlingar som är inte helt aktuella och är avsedda att senare överföras till ett centralarkiv eller att utgallras. Jfr centralarkiv och handarkiv. |
| myndighetshandling |
Myndighetshandlingar är alla handlingar som förvaras hos en myndighet och som antingen ska anses ha inkommit till eller upprättats av en myndighet (jfr § 6 i offentlighetslagen (2021:79) för Åland). Myndighetshandlingar blir offentliga enligt vad som stadgas i offentlighetslagen för Åland. Statliga myndighetshandlingar blir offentliga enligt vad som stadgas i rikslagen (FFS 1999:621) om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Myndighetshandlingar förvaras varaktigt för framförallt forskning eller utgallras i enlighet med fastställd arkivplan, se arkivlagen (2004:13) för Åland § 2 och § 6. |
| närarkiv | se handarkiv |
| proveniensprincipen | Den princip enligt vilken ett arkiv (1) skall sammanhållas och ordnas som en enhet i enlighet med arkivbildarens verksamhet och organisation, d.v.s. arkivet ska bibehållas som det växt fram, inte omstruktureras efter t.ex. ämne. |
|
sekretessbeläggning |
En handling kan bara vara sekretessbelagd om det finns stöd för det i offentlighetslagen (2021:79) för Åland eller i lag (FFS 1999:621) om offentlighet i myndigheternas verksamhet, när det gäller statliga handlingar. Att en handling är belagd med sekretess innebär att den är hemlig. Det betyder i sin tur att det är förbjudet att föra vidare information från handlingen, vare sig det sker muntligen, genom att lämna ut en myndighetshandling eller på något annat sätt. Handlingar kan sekretessbeläggas och trotts det levereras till Ålands landskapsarkiv. Se även myndighetshandling |
| serie | Under en arkivbildares verksamhet uppkommen eller genom senare ordningsarbete bildad följd av volymer med ensartat innehåll. |
|
skyddsomslag (även aktomslag) |
Styvt papper som viks omkring lösa handlingar för att skydda dem och hålla dem samman. Skyddsomslagspapperet skall vara godkända för arkivändamål. Se även förvaringsmedel. |
| slutarkiv | se centralarkiv |
| utgallring | se gallring |
| varaktig förvaring | se bevarande |
| volym | Sammanfattande term för arkivkartong, pärm eller andra enheter innehållande arkivhandlingar. |
I Ålands landskapsarkivs bibliotek finns boken Nordisk arkivkundskab (red. Harald Jørgensen, 1979) för dem som vill lära sig mer arkivterminologi.