Viktig information om landskapsarkivets verksamhet i coronatider

De publika utrymmena inkl. läsesalen vid Ålands landskapsarkiv öppnades igen för besökare måndagen den 1 juni 2020. Kunderna ombeds följa anvisningarna om hygien och säkerhetsavstånd. Läs mer

Arkivplanens struktur och upplägg

Uppgiftsbaserad klassificering

Arkivplanens struktur kan variera från myndighet till myndighet. För att befrämja utveckling av enhetliga arkivplaner rekommenderar Ålands landskapsarkiv att arkivplanens struktur baseras på på förhand fastställda kategorier där handlingarna delas upp enligt organisationens olika uppgifter och funktioner.

En handling registreras i arkivplanen under den huvuduppgiften där dokumentet skapas eller anländer till organisationen.

Huvuduppgifterna kan exempelvis i en kommun vara indelade på följande sätt:

  1. ALLMÄN FÖRVALTNING & ADMINISTRATION
  2. EKONOMI
  3. PERSONAL
  4. KULTUR & FRITID
  5. NÄRINGSLIVS- & ÖVRIGA UTVECKLINGSFRÅGOR
  6. SAMHÄLLSPLANERING & INFRASTRUKTUR
  7. SOCIALA OMSORGER
  8. UTBILDNING

Den här indelningen är näraliggande Kommunernas gemensamma uppgiftsklassificering (se bilaga) som utvecklats av Finlands kommunförbund för att identifiera de primära uppgifterna och funktionerna för kommunala myndigheter och organisationer. 

Landskapsregeringen underlydande myndigheter ska även de kunna använda de tre generella kategorierna ALLMÄN FÖRVALTNING & ADMINISTRATION, EKONOMI och PERSONAL. Själva verksamheten får sedan från fall till fall kategoriseras och vid behov underindelas med beaktande av dess omfattning och – framförallt – om den är uppdelad på separata uppgifter eller funktioner.

Arkivplanens upplägg

Som ett minimum ska en arkivplan innehålla tre fält: handlingens typ, förvaringstid samt anmärkningar. Anmärkningar kan innehålla t.ex. information gällande handlingens behandling eller uppgifter om eventuella författningar som dokumentets uppgörande/behandling baserar sig på. I vissa fall kan det vara ändamålsenligt att använda flera kolumner, t.ex. när man behöver ange information om förvaringsplatsen eller sekretessbestämmelserna. 

1. Allmän förvaltning & administration
Handling Bevaras/gallras Anmärkningar
Adressförteckningar Gallras vid inaktualitet  
Anvisningar Varaktigt Kan ingå i Protokoll med bilagor eller Diarieförda handlingar
Telefonkataloger, interna Se Anmärkningar

Kataloger upplagda enligt organisation bevaras Varaktigt, övriga Gallras vid inaktualitet

Tabell 1. Exempel på arkivplanens upplägg

Det är alltid bäst att diskutera detaljer med Ålands landskapsarkiv innan arbetet framskrider.

Läs Att fastslå förvaringstider >

Publicerad 20.12.2018Uppdaterad 2.6.2020