Viktig information om landskapsarkivets verksamhet i coronatider

De publika utrymmena inkl. läsesalen vid Ålands landskapsarkiv öppnades igen för besökare måndagen den 1 juni 2020. Kunderna ombeds följa anvisningarna om hygien och säkerhetsavstånd. Läs mer

Arkivplanens innehåll

Lagens krav på arkivplanen

Arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland är utgångspunkten vid upprättandet av arkivplaner. I dess 6 §, 2 mom, punkterna 1-6 anges tämligen ingående vad som åtminstone ska framgå av en arkivplan.

Uppgifter om arkivbildaren och arkivplanen

Till alla arkivplaner hör uppgifter om:

  • arkivplanens godkännande (beslut i kommunstyrelsen, direktion eller motsv.; fastställande av Landskapsregeringen),
  • tidpunkt för ibruktagandet, samt
  • eventuell retroaktiv tillämpning.

Även antagna registerbeskrivningar kan bifogas.

I samband med arkivplanen kan man presentera en översikt av arkivbildarens organisation och förvaltningshistoria.

Om det anses vara nödvändigt kan man inkludera inledande uppgifter om planen, dess grupperingsprinciper och innehåll.

Arkivering, registrering och gallring

Arkivplanen visar vilka serier av handlingar och övrig information som uppkommer till följd av verksamheten och hur materialet registreras och arkiveras (förvaras).

Arkivplanen är även en gallrings- eller förvaringstidsplan. Den visar vilka handlingar som ska förvaras varaktigt (d.v.s. bevaras för all framtid) och vilka som utgallras efter en viss tid.

Även uppgifter om eventuella författningar som dokumentets uppgörande/behandling baserar sig på kan vara betydelsefulla för arkivbildarens egen informationsservice.

Det är viktigt att arkivplanen omfattar alla handlingar som härrör från arkivbildaren, eftersom den fungerar som anvisning för alla som deltar i behandlingen av handlingar. Om en handling inte tas upp i arkivplanen, får den heller inte gallras.

Uppdaterandet av arkivplanen

För att arkivplanen så väl som möjligt ska betjäna organisationen är det viktigt att fästa uppmärksamhet vid dess ajourhållande. Inte ens en bra arkivplan kan effektivera dokumentförvaltningen och arkivfunktionen om den inte efterföljs och om den inte uppdateras. Organisationens förändringar och förändringar inom uppgifter och funktioner återspeglas i arkivbildningen. Förändringsbehov kan uppkomma även inom registrering och arkivering.

Formell revidering

Arkivlagens § 6 gäller även för revidering av arkivplan, innebärande bl.a. nytt beslut i kommunstyrelse (eller motsv.) och nytt fastställande från Ålands landskapsregering. Då det som behöver behandlas enbart är nytillkomna delar bör ändå processen kunna gå betydligt fortare.

Lämpliga intervall kan knappast anges, inte heller någon hållpunkt dit en revidering naturligt kan knytas, men landskapsarkivet agerar gärna bollplank även innan ett mer systematiskt arkivplansarbete återupptas.

Förändringar i lagstiftning etc. medför nya handlingsslag och ”informationsmängder” i IT-system. Dessutom behövs sannolikt kompletteringar för ett antal handlingar som inte kom med i den ursprungliga planen, men för vilka det måste finnas formellt gallringsbeslut innan de kan förstöras. Ändringar i rent interna frågor (i första hand i planens textdel/bilagor) lär på kortare sikt kunna hanteras internt och informellt, men mycket i arkivplanen är direkta lagkrav - jfr punkterna 1-6 i paragrafens 2 mom.

Arkivplanen är en handling som förvaras varaktigt. 

Läs om arkivplanens struktur och upplägg >

Publicerad 11.10.2018Uppdaterad 29.11.2019